Lista, Ordenamiento y Filtros

Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro trabajo. ¿Qué es una lista en Excel?. Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos (1, 2, 3, 4, …), números pares (2, 4, 6, 8, …), días de la semana (lunes, martes, miércoles, jueves, …) . Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas. El personalizar una lista de Excel nos lleva hasta las herramientas de ordenamiento con las que cuenta Excel, así como también la herramienta filtros que también nos facilita mucho a la hora de realizar y comprender listas 

Después de esta "pequeña" introducción veremos cada uno de los temas por separado...

Lista

Existen dos opciones para crear una lisa; la primera es haciéndolo manualmente, es decir, ir celda por celda teleando los números y al hacer eso, nos arriesgamos a cometer algún error (Repetir números, saltarse números, etcétera). La otra forma es solo haciendo los primero dos números, después de seleccionan esas dos celdas, una vez seleccionadas ir a la parte de la esquina inferior derecha de la segunda celda seleccionada, aparecerá una cruz (+) hacer clic en la cruz y arrastrarla (Al hacer clic se mostrara la numeración 3, 4, 5...) hasta el número que uno desee.

Ordenamiento

Los datos en las hojas de Excel se suelen introducir de una manera desordenada, y eso a veces hace complicado tener una visión general, o tener alguna respuesta completa con facilidad. “Ordenar”, de Excel, hace más fácil tener distintas visiones de una misma hoja de cálculo. Las hojas de cálculo de Excel permiten ordenar columnas por orden alfabético, si se trata de palabras, o de menor a mayor (o a la inversa) si se trata de números.

La forma más sencilla de ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso es mediante los botones “orden ascendente” y “orden descendente”. Se pueden ordenar las filas completas o sólo algunas celdas seleccionadas, según la primera columna de la selección.  Botón ordenar columna de Excel

También se puede utilizar el cuadro de diálogo “Ordenar…” dentro del menú “Datos” de Excel, que permite más posibilidades que los botones. Desde este cuadro se pueden seleccionar las distintas columnas que servirán como base de ordenamiento, según hasta tres niveles distintos de prioridades.

Mucho cuidado con ordenar sólo una columna cuando en el resto de columnas hay datos que van por filas, y además hay que comprobar siempre que las fórmulas siguen funcionando después de aplicar el orden, porque podemos acabar con un buen caos de datos, eso sí, bien ordenado alfabéticamente.

Filtros

Los filtros de Excel facilitan la búsqueda de los datos ingresados dentro de un determinado rango en la hoja de cálculo

Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:

    Autofiltro.

 

    Filtro avanzado.

 

Autofiltro

Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.

 

Filtro avanzado

Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

• Utilizar el Autofiltro.

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos -- Filtro --Autofiltro).

Moratilla Guexpal José René

• Utilizar Filtros avanzados

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos - Filtro - Filtro Avanzado....

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).

También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos - Filtro - Mostrar todo.

Reflexión

"Pues en esta tema lo que es en las listas tomamos por ejemplo la lista de asistencia de alumnos de una escuela, por ejemplo, mi maestro de submódulo, pues él cuando nos dió la primera clase hizo que pasaramos a su computadora a escribir nuestros respectivos nombres pero como ustedes saben no pasamos en orden alfabético, y al día siguiente pasó lista por orden alfabético. Se preguntaran que tiene que ver con enl tema, en primera se hizo una LISTA, una vez que la lista fué creada se le hizo un ORDENAMIENTO de forma ascendente."