jueves, 20 de enero de 2011

Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etcétera.

 
Podemos crear una tabla dinámica a partir de datos ya existentes. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.
Para poder explicar mejor cómo se crea una tabla dinámica se realizará un pequeño ejercisio.
Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos de cierto almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.
Se va a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

 
Para acceder al asistente accedemos al menú DATOS - INFORME DE TABLAS Y GRAFICOS DINAMICOS.
Aparece el primer pasode tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear:



En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica.
En segundo paso seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica.
Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras:




A continuación nos aparece el tercer paso del asistente:




En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hay que mandarla a  una Hoja de cálculo nueva.
Si pulsamos sobre DISEÑO, accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica:




Se puede apreciar en la imagen que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda.

Por ejemplo podríamos construir una tabla dinámica con la siguiente estructura:

- En el campo Fila se arrastra REF, las referencias de nuestros artículos.
- En el campo Columna arrastramos MES.
- Y en Datos arrastramos IMPORTE

Nos queda una estructura cómo esta:




Se puede ver en la estructura definida enteriormente, en el campo fila se tienen las referencias, en el campo columnas están los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes.
Con esta estructura se facilita el análisis de resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica:


 

En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido, etcétera.

También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica, el cual  permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada.
De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados son .
Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la barra Tabla dinámica.

 

Reflexión
"Para empezar las tablas dinámicas son el resumen de un conjunto de datos y llevan este nombre ya que, esta obtiene los totales, va filtrando los datos que son requeridos en la tabla haciendo que solo se visualisen ciertos campos, y en lo personal se me hace una opción más fácil y menos laboriosa."
Moratilla Guexpal José René

 

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